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Les conseils pratiques pour réussir la gestion d’un vestiaire

Lors d’un événement professionnel, les organisateurs doivent prendre en compte plusieurs paramètres pour en assurer la réussite. Depuis le choix de la date à celui du lieu, il faut aussi porter une réelle attention à la qualité de l’accueil et à la gestion du vestiaire. Ce dernier point fait partie des détails infimes, mais essentiels au bon déroulement de la manifestation. C’est pourquoi il vaut mieux confier cette tâche à des hôtesses spécialisées.

Préparer la gestion d’un vestiaire

Le succès d’un événement professionnel repose sur une bonne organisation. Il en va de l’image de l’enseigne. Pour cela, les organisateurs doivent passer par plusieurs étapes, à commencer par la définition des objectifs, le choix de la date, du thème ainsi que du lieu. Ces points figurent évidemment parmi les plus déterminants. Mais pour assurer la satisfaction des visiteurs, il est judicieux de porter une réelle attention à la gestion d’un vestiaire. Cette tâche consiste à décharger les convives de leurs effets personnels et à ranger ceux-ci en lieu sûr.

Même si d’emblée, gérer un vestiaire parait simple, cela requiert cependant une bonne préparation. L’entreprise doit notamment établir le nombre d’invités. Cette information permettra de définir les moyens humains et matériels nécessaires. Aussi, il faut anticiper la météo. En cas de mauvais temps, on doit effectivement préparer davantage d’équipements pour ranger les parapluies ainsi que les manteaux de pluie.

Enfin, la dernière étape consiste à rassembler les outils essentiels pour assurer une qualité de service irréprochable. La penderie et les cintres d’une quantité suffisante figurent évidemment parmi les indispensables. Maison pensera également à prévoir des rubans adhésifs, des feuilles prédécoupées ainsi qu’un carnet de tickets et un feutre. Ce matériel servira à marquer les effets personnels des visiteurs.

À qui confier la gestion d’un vestiaire ?

Lors d’un événement professionnel, la gestion d’un vestiaire nécessite une véritable attention. Dans un premier temps, il faut préparer le matériel nécessaire pour la prise en charge des effets personnels des visiteurs. Par ailleurs, il est aussi recommandé de confier cette tâche à une équipe qualifiée.

Mais étant donné qu’il s’agit le plus souvent d’une activité ponctuelle, peu d’enseignes disposent d’un personnel permanent ou en interne pour effectuer la mission. C’est la raison pour laquelle la plupart des entreprises ou des organisateurs décident de collaborer avec une agence d’hôtes et d’hôtesses d’accueil à Paris, par exemple. Cette structure pourra mettre à disposition, dans un court délai, des hôtesses vestiaires expérimentées. Le premier rôle de ces agentes consiste tout d’abord à accueillir les visiteurs. Après les salutations suivra la prise en charge des effets personnels des invités. De la réception à la remise des coupants, chaque étape doit respecter une méthode préétablie.

Évidemment, il est vivement conseillé de recruter au moins deux hôtesses pour faciliter la gestion du vestiaire. Ainsi, pendant que l’une salue et débarrasse les convives, l’autre mettra les vêtements sur le portant, effectuera le marquage et remettra les feuillets. Mais le nombre d’intervenantes dépendra essentiellement de l’envergure de l’événement. Pour bénéficier des meilleurs conseils, il vaut mieux se renseigner directement auprès de l’agence.

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